En omfattande HR och affärstransformation för att etablera ett nytt arbetssätt
Mellan 2021-2024 arbetade vi med en målstyrd och behovsanpassad förändringsledningsagenda, som uppnådde framgångsrika resultat i en av de största HR-transformationerna i Norden
Bakgrund och uppdrag
PostNord genomförde en omfattande HR- och verksamhetstransformation, Program Rufus, bestående av fem projekt som berörde alla PostNords chefer och medarbetare. Detta inkluderade nya system och arbetsprocesser för tidrapportering, bemanning, lönehantering och personaladministration, där man gick från manuella lokala processer till standardiserade, digitaliserade och automatiserade arbetsflöden. Cheferna fick ökat ägarskap över data. Uppdraget innefattade att utforma strategi och taktik samt att leda och driva programmets samordnade förändringsledning. Det inkluderade att skapa de nödvändiga förutsättningarna för transformationen inom organisationen, för att möjliggöra för målgrupper att förstå, öka sin vilja, engagemang och förmåga att navigera förändringen. Denna transformation påverkade cirka 20 000 medarbetare.
Lösning
Strömmen leddes av ett centralt förändringsledningsteam i nära samarbete med förändringsrepresentanter från projekten och verksamhetsrepresentanter. Strategin baserades på PostNords ramverk för förändringsledning, med stöd av ADKAR-metodiken. Förändringsinsatser följdes upp och justerades genom förändringsstödjande aktiviteter, för att säkerställa att målgrupperna tog sig igenom de olika faserna av transformationen. Med en top-down-metodik arbetade vi taktiskt för att stärka sponsring och ägarskap i ledningsgrupperna, där ambassadörer och förändringsnätverket över olika delar av verksamheten blev en nyckel för att vägleda målgrupper genom förändringsresan. På operativ nivå gav vi förändringsledarstöd i form av ett gemensamt ”månadsmaterial”, som tjänade som grund för förändringsstödjande aktiviteter från programmet, såsom intern kommunikation och utbildning. Alla aktiviteter anpassades till målgruppen för att säkerställa relevans.
Vår roll
Influence Peoples uppdrag var att utforma riktningen och angreppssättet för programmets samlade förändringsledningsinsatser, samt strategiskt, taktiskt och operativt säkerställa att rätt budskap nådde rätt målgrupp vid rätt tidpunkt för att stödja deras förståelse och påverkan genom hela förändringsresan. Organisatoriskt och operativt agerade vi som en del av PMO och som representant i programmets ledningsgrupp och styrgrupper. Detta innebar ansvar för att proaktivt och reaktivt leda förändringsledningsagendan. Vi utvecklade också angreppssätt, inklusive ett gemensamt ”månadsmaterial,” faciliterade och ledde förändringsledningsforum med verksamhetsrepresentanter, HRBP-syncar och engagerade organisationen i månadsmaterialet så att de kunde agera som ambassadörer och förändringsagenter.
Resultat
Med en målstyrd och behovsanpassad förändringsledningsagenda, tillsammans med kontinuerliga pulsmätningar, intervjuer och vittnesmål, säkerställde vi att alla målgrupper framgångsrikt navigerade transformationen med rätt förutsättningar, kompetens och förmåga att arbeta enligt de nya systemen och processerna. Vi gjorde cheferna rustade att gå från fragmenterade, manuella processer med låg kvalitet till att arbeta inom ett välfungerande ekosystem med moderna, digitala och datadrivna lösningar. Vi lade grunden för PostNords fortsatta transformationsresa.
