När ett svenskt industriföretag förberedde sig för att växa från 150 till 1 500 anställda stod det inför en utmaning med att behålla stark affärsdrift samtidigt som HR-kompetenser för den närmaste framtiden skulle skalas upp. Processer och system var byggda för en liten start-up, datainnehav oklart och manuellt arbete tog värdefull tid från HR-partners, Rekrytering, Kompetensutveckling, Lön och Linjechefer samt IT och ekonomi.
Företaget tog in en Programledare för att leda transformationen av sina kärn-HR-kompetenser till framtida affärskompetenser, samtidigt som 10x tillväxten bibehölls, med tvärfunktionellt samarbete och människor i centrum.
Vad vi gjorde
Inbäddade agila metoder för smartare affärsexekvering
Vi etablerade nya tvärfunktionella arbetssätt mellan HR, ekonomi, IT och kommunikation genom att klargöra mandat, roller och dataägarskap ned till specifika datapunkter. Agila metoder blev en naturlig del av affärsleveransen, vilket möjliggjorde tydliga prioriteringar, snabbare iteration och gemensam problemlösning.
Höjdpunkter
- Tvärfunktionell styrning med Styrgrupp och utökade intressentgrupper
- Pragmatiskt agilt genomförande: sprintplanering, demos, retrospektiv
- Tydligt dataägarskap och användarmappning
Bytte ut kärn-HR-systemen
Tre stora system implementerades: HR-system, Lön & Kostnader samt Tidrapportering och schemaläggning. Hela personalstyrkan övergick till nya processer och arbetssätt.
Höjdpunkter
- 100 % av anställda och linjechefer introducerades till nya arbetssätt och digitala verktyg för HR-system, lön och tidrapportering
- Betydande minskning av manuellt arbete för HR, inklusive Rekrytering, HR-partners, lön och kompetensutveckling
- Storskalig datarensning som möjliggör automatisering och framtida AI
- Avveckling av gamla verktyg och införande av automatiska kvalitetskontroller för data
Ledde förändringsledning som en affärsmöjliggörare
Vi säkerställde adoption och engagemang genom strukturerad förändringsledning i alla initiativ. Detta inkluderade intressentkartläggning, skräddarsydda kommunikationsplaner och praktiskt stöd för ledare och anställda att tryggt navigera i de nya processerna och systemen.
Höjdpunkter
- Bedömningar av förändringspåverkan och beredskapskontroller
- Målinriktad kommunikation och utbildning för olika målgrupper
- Kontinuerliga återkopplingsloopar för att justera och förbättra adoption
Möjliggör ytterligare affärskapabiliteter (pågående)
Nästa fas fokuserar på flera kapabiliteter bortom HR. Ett strukturerat program skapades för att hantera utrullning och beroenden, som omfattar fyra projekt tillsammans med förändringsledning som en tvärprojektström.
Projekt
- Positionshantering – Organisationshantering oberoende av individer för att stödja Strategisk arbetsstyrkeplanering
- Arbetsstyrkeplanering – Optimera investeringar i arbetsstyrkan genom att prognostisera behov och hantera kostnader
- Jobbarkitektur – Ett tydligt och konsekvent ramverk för att organisera och jämföra jobb
- Lönetransparens – Full efterlevnad av det nya EU-direktivet inklusive förtroende bland chefer vid genomförande av Lön & Prestationsaktiviteter
Resultat - Affärsvärde
- Linjechefer och HR-team spenderar betydligt mindre tid på administration, vilket frigör kapacitet för värdeskapande och strategiskt arbete.
- Minskade manuella processer och förbättrad datakvalitet leder till färre fel, snabbare beslutsfattande och mer tillförlitlig rapportering för ekonomi och ledning på högsta nivå.
- Automatisering och tydligt dataägarskap möjliggör kostnadseffektivitet och stödjer framtida investeringar i AI och analys.
- Transparanta, konsekventa processer och riktad utbildning ökar medarbetarengagemang och minskar introduktionstiden för nyanställda, vilket stödjer snabb tillväxt.
- Tvärfunktionellt samarbete säkerställer att HR-initiativ direkt stödjer affärsmål, förbättrar operativ effektivitet och stärker lönsamheten.
Utfall: Affärspåverkan
- Företaget verkar nu med en skalbar, modern HR-grund som stödjer 10x tillväxt utan ökade administrativa kostnader.
- Strategisk arbetsstyrkeplanering och efterlevnadsinitiativ (t.ex. EU Lönetransparens) hanteras proaktivt, vilket minskar affärsrisk och stödjer hållbar tillväxt.
- Transformeringen ger mätbart affärsvärde: förbättrad lönsamhet, snabbare värdeskapande för nyanställda och en mer agil organisation redo att möta framtida utmaningar.
