En omfattande HR- och verksamhetstransformation för att etablera ett nytt arbetssätt
Mellan 2021-2024 arbetade vi utifrån en målgrupps- och behovsanpassad förändringsledningsagenda och nådde ett framgångsrikt resultat på en av Nordens största HR-transformationer.
Bakgrund & Uppdrag
PostNord genomförde en stor HR-och verksamhetstransformation, Program Rufus, som bestod av fem projekt som påverkade alla PostNords chefer och medarbetare. Det innefattade nya system och arbetssätt för tid, bemanning, lön och personaladministration, där arbetssätt gick från manuella, lokala processer till ett standardiserat, digitaliserat och automatiserat arbetssätt med ett för chefer förstärkt ägandeskap av datan. Uppdraget bestod av att designa strategi och taktik samt leda och driva programmets gemensamma förändringsledningsagendan med ansvar att skapa förutsättningar för förändringen i verksamheten. Det innefattade att möjliggöra för målgrupperna att förstå, öka vilja, engagemang samt förmågan att ta sig igenom förändringen, en förändring som påverkade ca 20 000 medarbetare.
Lösning
Strömmen leddes genom ett centralt förändringsledningsteam med nära samarbete med förändringsledningsrepresentanter i projekten samt representanter från verksamheten. Strategin utgick från PostNords förändringsledningshjul med stöd av ADKAR metodiken, där förändringsarbetet följdes upp och anpassades så att vi genom förändringsstödjande aktiviteter säkerställde att målgrupperna tog sig igenom de olika faser av förändringen. Med en top-down angreppssätt arbetade vi taktiskt för att förstärka sponsorskap och ägandeskap i ledningsgrupperna, där ambassadörskapet och change nätverket ute i de olika delarna i verksamheten blev en hävstång för att förflytta målgrupperna genom förändringsledningsresan.
Operativt jobbade vi med förändringsledningsstöd i form av ett gemensamt ”månadsmaterial”, som låg till grund för förändringsstödjande aktiviteter från programmet som exempelvis interkommunikation och utbildningar. Alla aktiviteter målgruppsanpassades för att säkra relevans hos målgrupperna.
Vår roll
Influence Peoples uppdrag var att designa riktning och arbetssätt för det programgemensamma förändringsarbetet samt det strategiskt, taktiskt och operativt arbetat med att säkra genomförandet med rätt budskap, till rätt målgrupp, i rätt tid för att stödja målgruppernas förståelse och påverkan genom förändringsledningsresan. Organisatoriskt och operativt har vi agerat som del i PMO och som representant i Programmets ledningsgrupp och i programmet/projektens styrgrupper har det inneburit ett ansvar att proaktivt och reaktivt leda förändringsledningsagendan. Vi har även ansvarat för att utveckla arbetssätt med ett programgemensamt ”månadsmaterial”, facilitera och leda förändringsledningsforum med verksamhets representanter, HRBP-synkar samt involverat och engagerat verksamheten i månadsmaterial så att de operativt kan agera ambassadörer och change agents.
Resultat
Med en målgrupps- och behovsanpassad förändringsledningsagenda, kontinuerliga pulsmätningar, intervjuer och stickprov (testimonials) har vi kunnat säkerställa att samtliga målgrupper har tagit sig igenom förändringsresan, med rätt förutsättningar, kompetens och förmågan att arbeta enligt de nya systemen och arbetssätten. Vi har gett chefer förmågan att lämna fragmenterade, manuella processer med lågkvalitativa utdata till att arbeta i ett välfungerande ekosystem med moderna, digitala och datadrivna lösningar. Vi har lagt grunden och förmågan för att verksamheten fortsätt PostNords förändringsresan.