En avknoppning av forskning och utveckling krävde överföring av tusentals anställda och uppsättning av HR-tjänster och HR-system för en ny organisation.
Övergången involverade en ny juridisk struktur, uppdaterade HR-processer och samordning med ett centralt hanterat övergångsprogram. Uppgiften fokuserade på att säkerställa att HR-tjänster, HR-system och processer för överföring av anställda var på plats och fullt operativa för mottagarorganisationen vid driftsättningen.
Vad vi gjorde
Övergången representerade de mest komplexa organisatoriska förändringarna inom organisationen, vilket krävde både omorganisation och juridisk överföring av en stor arbetsstyrka till en ny enhet samtidigt som driftkontinuiteten bibehölls.
En nyckelutmaning var att genomföra övergången inom en oförändrad HR-systemlandskap samtidigt som samordning skedde med ett centralt styrt övergångsprogram som spände över flera FoU-organisationer.
För att hantera komplexiteten strukturerades People & Culture-övergången i tre huvudsakliga arbetsflöden:
- Överföring av anställda – hantering av den juridiska överföringen av anställda till den nya enheten
- HR-system och processer – säkerställande av HR-system, integrationer och serviceavtal
- Kommunikation och förändringsledning – säkerställande av strukturerad kommunikation och intressentanslutning
Inom arbetsflödet HR-system och processer etablerades ett dedikerat projekt för att säkerställa att HR-tjänster och system var redo för den nya organisationen. Projektet inkluderade flera arbetsflöden med ansvar för:
- Implementering av organisationsförändringar i HR-system
- Säkerställande av integrationer med nedströmsystem
- Säkerställande av erbjudanden och nya anställningsavtal
- Upprättande av serviceavtal och operativ styrning
- Hantering av processanpassningar och temporära lösningar
- Förberedelse och genomförande av systemövergång
Vi hade centralt ansvar för att driva projektet HR-system och processer, inklusive projektledare, PMO samt ledning av arbetsflödet ansvarigt för organisationsförändringar inom HR-systemlandskapet.
Resultat
Övergången möjliggjorde framgångsrikt överföring av hela +5000 FoU-arbetsstyrkan till den nya juridiska enheten samtidigt som driftstabiliteten bibehölls.
- En stor FoU-arbetsstyrka överfördes framgångsrikt till den nya organisationen
- En ny organisatorisk struktur och uppdaterade HR-arbetssätt etablerades
- Nya anställningsavtal utfärdades och arbetsstyrkan omstrukturerades
- Integrationer med finans- och rese-/utgiftssystem implementerades
- Den första löneutbetalningen i det nya upplägget genomfördes framgångsrikt
- Serviceavtal och styrstrukturer mellan organisationerna etablerades
Utfall
Övergången etablerade People & Culture-grunden för den nya juridiska FoU-organisationen. Genom att säkerställa HR-tjänster, system och överföringar av anställda inom ett samordnat övergångsprogram slutförde organisationen framgångsrikt en komplex arbetsstyrkeövergång samtidigt som driftkontinuiteten bibehölls.
