En HR-transformation i rekordformat - PostNords resa mot framtida arbetssätt
När PostNord initierade Program Rufus 2021 stod det klart att det inte handlade om en vanlig systemuppgradering. Det var startskottet för en av Nordens största HR-transformationer. En förändringsresa som skulle påverka över 20 000 medarbetare och omdefiniera hur HR, chefer och verksamheten samarbetar.
I en artikel för HR People, och på Newground Alliance vårsemenarium berättade Martina Smedman, HR-direktör på PostNord, om sina upplevelser.
Ett uppdrag med hela organisationen i fokus
Program Rufus omfattade fem parallella projekt med ett gemensamt mål: att modernisera PostNords arbetssätt inom tidrapportering, bemanning, lön och personaladministration. Syftet var att skapa en mer effektiv och framtidssäkrad HR-funktion. Influence People ansvarade för att leda och samordna projekten på strategisk, taktisk och operativ nivå. I nära samarbete med förändringsledare och representanter från verksamheten formades en gemensam förändringsstrategi, baserad på PostNords ramverk och Influence Peoples metodik.
– I en stor organisation är det därför så viktigt att medarbetarna känner ägarskap och förstår visionen, att var och en är en viktig kugge.
HR-direktören Martina Smedman beskriver transformationen som sin största professionella utmaning – men också som en möjlighet att bygga något nytt från grunden. Den tidigare HR-organisationen var traditionell och starkt administrativt präglad, utan stöd av ett modernt HR-system.
– Jag insåg att tekniken är en grundförutsättning för att vi ska kunna bli en mer värdeskapande HR-organisation. Vi måste skapa förutsättningar för att ge mer ansvar till cheferna så de kan fatta kloka beslut, men också för att HR ska kunna leverera.
En av de största utmaningarna låg i att lämna gamla arbetssätt bakom sig och skapa en mer dynamisk och snabbfotad organisation. Det krävdes inte bara nya system – utan också ett nytt tankesätt.
HR som katalysator
Martina beskriver hur HR.s roll i organisationen håller på att förändras, från att vara en stödjande funktion till att bli en strategisk partner nära ledningen. För att lyckas krävs både rätt verktyg och rätt förhållningssätt. I den här omställningen har HR också tagit en aktiv roll som katalysator för utveckling.
- HR har haft en avgörande roll i att värna om värderingarna, skapa verktyg och processer och samtidigt öka tempot. Vi lever väldigt nära verksamheten och har hela tiden fokus framåt, var är vi om fem år? Samtidigt har vi byggt oss själva och fått ett nytt mindset.
En avgörande framgångsfaktor var det gemensamma ägarskapet för förändringen. Influence People spelade en central roll i att skapa en tydlig målbild och förankra den i hela organisationen.
- Styrkan i Influence Peoples program är att alla fick en gemensam bild av vart vi ska och att alla tog ansvar för att nå dit. Därmed spelade de en central roll i att hantera hela processen, inklusive implementeringen av nya system som HR- och workforce management-system, samt i att stötta förändringsledningen.
